Jesteśmy coraz bardziej mobilnymi pracownikami. Zwłaszcza gdy pracujemy nad dużym projektem, albo sami jesteśmy przedsiębiorcami, zależy nam na tym, aby jak najefektywniej wykorzystywać swój czas. Rozwój technologii sprawia, że nie ma już konieczności spotykania się w cztery oczy, aby omówić szczegóły kontraktu czy najbliższe działania. Możemy z powodzeniem zdecydować się na takie rozwiązania jak telekonferencja lub audiokonferencja.
Audiokonferencje najczęściej wykorzystuje się w sytuacji, gdy pilnie potrzebujemy omówić kluczowe tematy dla przyszłości projektu, a nie koniecznie mamy czas i warunki na organizację telekonferencji. Czy się różnią od siebie audio i telekonferencja? Ta pierwsza prowadzona jest wyłącznie za pomoc dźwięku, a nie zarówno dźwięku i obrazu.
Zwłaszcza teraz, gdy z powodu pandemii wielu z nas nadal pracuje zdalnie, audiokonferencje są nieocenioną pomocą w sprawnym prowadzeniu biznesu. Nie musimy jechać przez pół Polski, aby porozmawiać z kierownikami oddziałów. Możemy ich wszystkich zaprosić na jedną, zbiorczą telekonferencję i przedstawić im swoje oczekiwania.
Jeśli bierzemy się za organizację telekonferencji, musimy się zastanowić, czy będzie ona prowadzona w formule, gdzie wiele osób przebywa w jednym pomieszczeniu czy będzie to raczej telekonferencja, w której różne podmioty łączą się ze sobą ze swoich gabinetów. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ od tego zależy jaki sprzęt wybierzemy do obsługi rozmowy, a także pomoże nam ustalić konspekt i formułę spotkania. To od nas, jako organizatorów zależy czy ma być to otwarta dyskusja i swego rodzaju burza mózgów, czy może ma być to monolog podsumowujący jakiś okres w firmie lub przedstawiający plan na najbliższe tygodnie.
Przygotowując się do tego typu konferencji, warto sięgnąć po jedno z rozwiązań audiokonferencyjnych. Na rynku jest wiele firm oferujących sprzęt tego typu, jednak jeśli zależy nam na profesjonalizmie, warto sięgnąć bo jednego z czołowych producentów. Mamy wówczas pewność, że sprzęt się szybko nie zepsuje, a także będzie znacznie mniej awaryjny niż dalekowschodnie, tańsze zamienniki. Przykładem dobrego producenta rozwiązań audiokonferencyjnych może być Poly, który oferuje zarówno telefony dostosowane do prywatnych gabinetów, jak i sali konferencyjnych dla kilku osób. Wybierając sprzęt, sprawdźmy metodę połączenia z siecią, a także jakość głośników i mikrofonów - tak, abyśmy wszyscy byli doskonale słyszalni.
Popularyzacja telekonferencji to swego rodzaju kamień milowy w cyfrowym rozwoju biznesu. Pozwala nam prowadzić rozmowy i negocjacje z wspólnikami i kontrahentami oddalonymi od setki, a nawet tysiące kilometrów. To także doskonałe rozwiązanie do komunikacji wewnątrz zespołu, gdy niekoniecznie mamy ochotę na prowadzenie video-rozmów. Warto pamiętać, że sprawna komunikacja to podstawa udanego projektu.
