Organizując imprezy stawiające sobie za cel zgromadzenie osób, które łączy chęć nauki lub zainteresowania, warto mieć świadomość tego, że spotkania takie mogą przybierać różne postaci. W związku z tym w zależności od tego, jaki jest charakter spotkania, oczekuje się od nas przygotowania się do niego we właściwy sposób. Zjazdy i zloty niezmiennie są charakteryzowane jako spotkania osób, które łączą podobne zainteresowania i pasje i nie ma tu znaczenia, czy mamy do czynienia ze zlotem motocyklistów, czy też uczniów, którzy w przeszłości uczęszczali do tej samej szkoły. Jeśli zatem podejmujemy się organizacji zjazdu, powinniśmy mieć na uwadze to, że jest on przede wszystkim okazją do rozmowy i wymiany doświadczeń, choć duże znaczenie ma również rozrywka i wspólna zabawa.
Konferencje od zjazdów odróżnia przede wszystkim oficjalny charakter, choć oczywiście one same mogą przybierać różne formy. Mamy więc do czynienia z konferencjami naukowymi, biznesowymi oraz prasowymi. Celem konferencji jest w głównej mierze przekazanie informacji albo przedstawienie nowości lub badań. Niemal zawsze wiąże się ona z możliwością zadawania pytań, a jej adresatami są zarówno współpracownicy i kontrahenci, jak i media oraz partnerzy handlowy. Ciekawą imprezą jest coraz popularniejszy w ostatnim czasie piknik naukowy, a więc spotkanie plenerowe, dla którego charakterystyczne jest to, że skupia wokół siebie przedstawicieli świata nauki. Ci ostatni mówią o swoich osiągnięciach, niejednokrotnie prezentują jednak również uczestnikom spotkania eksperymenty i doświadczenia. Wskazanie różnic zachodzących pomiędzy poszczególnymi spotkaniami nie jest bezzasadne, każde wymaga bowiem od swoich organizatorów odpowiedniego przygotowania. Najważniejszym zadaniem jest zatem staranne zaplanowanie wszystkich tych elementów, które są potrzebne do zorganizowania danego wydarzenia. Imprezy odbywają się w konkretnym miejscu i czasie, a ich powodzenie w dużej mierze jest uzależnione od właściwego wyposażenia. Na zjazdach i konferencjach odbywających się w pomieszczeniach zamkniętych niezbędne są więc stoły i wygodne krzesła, warto wiec pomyśleć o możliwościach, jakie przed organizatorami stwarzają wypożyczalnie mebli. Gdy mamy do czynienia z wydarzeniami plenerowymi, nie można zapominać między innymi o sprzęcie AGD. Warto jednak pamiętać i o tym, że równie ważne są solidne meble oraz… kubły na śmieci, których brak storpedował już niejedną imprezę. Osoby organizujące imprezy odbywające się na świeżym powietrzu muszą mieć też na uwadze to, jak ważne jest ich dobre nagłośnienie.
Organizując konferencje warto też zainwestować w rozwiązania takie, jak ekran do projekcji i ściana LED, bardzo często okazuje się przy tym, że przedstawienie słuchaczom założeń spotkania staje się prostsze, jeśli pojawia się na nim mównica. Uczestnicy imprez zorganizowanych muszą pamiętać przede wszystkim o tym, aby zawsze postępować zgodnie z tymi wskazówkami, które otrzymali od organizatorów spotkania. Tu szczególną troską warto otoczyć dzieci.
