Przygotowując spotkanie, którego uczestnikami będzie grupa ludzi zebrana w większej sali, należy zadbać o odpowiednią oprawę audiowizualną, która przełoży się na sprawną komunikację. Zapewni ją system nagłośnienia, dzięki któremu wystąpienia będą wyraźnie słyszane przez całe audytorium, a uczestnicy konferencji będą bez przeszkód brać udział w dyskusji. Decydując się na konkretne rozwiązania, należy wziąć pod uwagę warunki akustyczne wybranego pomieszczenia oraz oszacować możliwości finansowe. Na tych etapach pomocne będzie doświadczenie profesjonalistów, którzy pomogą dobrać najlepszy w danej sytuacji sprzęt. Pomogą oni w odpowiedniej obsłudze różnego rodzaju wydarzeń – konferencji, kongresów, szkoleń, spotkań targowych, pokazów i spotkań w przestrzeni nietypowej jak obiekty zabytkowe czy plener.
Indywidualizacja oferty
Poważne podejście do klienta i rozpoznanie jego potrzeb, to pierwszy krok do sprawnej obsługi eventu lub konferencji. Każde wydarzenie ma swoją specyfikę, dlatego szukanie indywidualnych rozwiązań przyniesie najlepsze efekty – liczba uczestników, forma wykładów i dyskusji, warunki panujące w pomieszczeniu, to czynniki, które należy wziąć pod uwagę. Ważne jest również doświadczenie obsługującej konferencję firmy zdobyte dzięki organizacji różnorodnych projektów.
Wybór sprzętu
Przenośne zestawy nagłośniające, wykorzystujące nowoczesne technologie i zbudowane w oparciu o wysokiej klasy komponenty, to podstawowy sprzęt w przypadku obsługi konferencji. W przypadku spotkań o charakterze międzynarodowym ich uzupełnieniem powinny być kabiny dla tłumaczy symultanicznych. Konferencja z elementami dyskusji pomiędzy uczestnikami wymaga również zastosowania systemów dyskusyjnych, odpowiednio nagłaśniających wypowiedzi osób z widowni.
Oferta producentów sprzętu nagłaśniającego oraz mikrofonów jest wyjątkowo szeroka, trudno wskazać jedno, optymalne rozwiązanie, które sprawdzi się na każdej sytuacji. Dlatego tak ważna jest konsultacja i porady doświadczonych fachowców. Ich rola nie ogranicza się wyłącznie do poszukiwania najlepszych rozwiązań, ale również montażu, konfiguracji sprzętu i nadzoru. Wielogodzinne, a często wielodniowe wydarzenia wymagają szczególnej uwagi, bo przez cały ten czas sprzęt musi funkcjonować bez zarzutu. Dlatego tak ważne jest, by sprzęt był na bieżąco sprawdzany i serwisowany w wypożyczającej go firmie. Profesjonaliści w razie usterek powinni szybko zareagować, by niedogodności nie odczuli uczestnicy konferencji.
