Każda konferencja musi być zorganizowana na faktycznie wysokim poziomie. Nie ma tu żadnego znaczenia, czy mówimy o jakimkolwiek wielkim spotkaniu biznesowym czy też niewielkiej imprezie firmowej, która ma się odbyć w wąskim gronie. Podstawową kwestią w czasie organizowania takiej konferencji jest rzecz jasna znalezienie odpowiedniej sali konferencyjnej. Oczywiście, nawet najlepsza sala niewiele pomoże nam w przypadku, gdy nasza konferencja będzie źle przygotowana od strony merytorycznej; niemniej jednak zbyt mała czy źle wyposażona sala sprawi, że spotkanie takie nigdy nie będzie przebiegało w zbyt przyjemnej atmosferze. Istnieje rzecz jasna całe mnóstwo różnych kwestii na jakie musimy zwracać uwagę w czasie wybierania takiej sali.
Przede wszystkim powinniśmy upewnić się co do tego, że będzie ona dopasowana pod względem swoich rozmiarów do naszych potrzeb. Nie może ona być za mała, ale za duża sala także nie jest wskazana – zbyt dużo pustych krzeseł na spotkaniu nie prezentuje się zbyt korzystnie i nie robi dobrego wrażenia. W sali muszą także panować komfortowe warunki, przez co rzeczy takie jak klimatyzacja czy dobre ogrzewanie są tutaj absolutną podstawą. Jeśli planujemy kilkudniowe spotkanie, to najlepiej będzie wybrać salę znajdującą się w hotelu, gdzie każdy uczestnik będzie miał od razu zapewniony dobry nocleg. W hotelach będziemy mogli zazwyczaj skorzystać także z innych usług, takich jak profesjonalny catering – od razu rozwiązuje to zatem wiele problemów organizacyjnych. Jeśli decydujemy się na konferencję w hotelu to warto wcześniej sprawdzić, jakie dokładnie udogodnienia dla swoich gości może zaoferować dany obiekt. Należy bowiem pamiętać, że takie spotkanie to nie tylko samo omawianie istotnych dla danej firmy spraw, ale również – dla wielu uczestników – zwykły wypoczynek. Niektóre firmy traktują to także jako wyjazd integracyjny dla pracowników, w czasie którego mają się oni lepiej ze sobą poznać i po prostu miło spędzić czas. Dobrze będzie zatem, jeśli wybrany przez nas hotel posiada własną restaurację. Jest to ważne z jednej strony ze względu na wspomniane wyżej usługi cateringowe, a z drugiej na zwykłą wygodę. Dzięki temu uczestnicy spotkania od czasu do czasu będą mogli robić sobie krótkie przerwy i wyskoczyć gdzieś na kawę czy niewielki posiłek.
Istnieje także całe mnóstwo innych kwestii na jakie musimy zwracać uwagę w czasie organizowania takiego spotkania. Trzeba przede wszystkim uważać na to, kto będzie jego uczestnikiem. Jeśli przewidujemy przybycie gości z innych krajów, to musimy oczywiście zapewnić im wykwalifikowanego tłumacza. Lokalizacja obiektu w którym ma odbyć się takie spotkanie także jest istotną kwestią – trzeba wybrać takie miejsce, do którego łatwo będzie trafić nawet komuś, kto nie zna zbyt dobrze całej okolicy.
