Przygotowania do konferencji muszą przebiegać dwutorowo – z jednej strony kluczowa jest strona merytoryczna, ale uzupełniać musi ją odpowiednie przygotowanie techniczne. Nowoczesne systemy konferencyjne ułatwiają przekaz i odbiór informacji, co przekłada się na komfort czynnych i biernych uczestników wydarzenia.
Co możemy zyskać?
Na zarządzanie spotkaniem składają się drobne elementy, o które muszą zadbać organizatorzy. Jednym z nich jest obsługa techniczna, dzięki której możliwe będzie właściwe nagłośnienie, tłumaczenie i zaangażowanie uczestników w dyskusję. Efekty, jakie osiągniemy dzięki odpowiednio dobranemu systemowi konferencyjnemu, to między innymi:
- ułatwienie komunikacji pomiędzy uczestnikami. Będą oni mieli możliwość bezpośredniego włączenia się do dyskusji lub sygnalizowania przewodniczącemu chęci zabrania głosu.
- kontrola przewodniczącego konferencji. Zapanowanie nad uczestnikami spotkania będzie znacznie łatwiejsze, jeśli organizatorzy zdecydują się na system pozwalający na przykład na blokadę i aktywację mikrofonów, dzięki czemu wypowiedzi uczestników nie będą się na siebie nakładać.
- łatwiejsze planowanie konferencji dzięki kontroli czasów przemówień, co pozwala na prowadzenie spotkania według ustalonego wcześniej schematu;
- rejestrowanie wypowiedzi – to ważna funkcja nowoczesnych systemów konferencyjnych, bowiem pozwala na archiwizację zgromadzanego materiału w formie audio, a czasem nawet video. Znacznie ułatwia to późniejsze odtwarzanie przebiegu spotkania i sporządzenie notatek i protokołów.
Wykorzystywane technologie
Oferta jeśli chodzi o konkretne rozwiązania techniczne, jest bardzo szeroka i pozwala na dostosowanie wykorzystanych urządzeń do konkretnej sytuacji. Optymalne nagłośnienie można osiągnąć dzięki kolumnom głośnikowym, mikrofonom i wzmacniaczom. Zadecyduje ono o czystości i wyrazistości dźwięku, które wpłyną z kolei na komfort uczestników.
Kwestią, którą należy przemyśleć wcześniej, jest wybór systemu przewodowego lub bezprzewodowego. Wiele zależy w tym przypadku od warunków – jeśli w trakcie trwania konferencji planujemy zmianę sali, wygodniejszy może okazać się system o prostszej obsłudze – w wypadku rozwiązań bezprzewodowych trzeba się jednak liczyć z większymi kosztami.
Urozmaiceniem wystąpień coraz częściej są prezentacje multimedialne, pokazy zdjęć i innych multimediów. Przygotowując miejsce konferencji, należy więc zadbać o odpowiedni sprzęt, który umożliwi wykorzystanie tego rodzaju materiałów i zapewni dodatkowe efekty wizualne – będą to na przykład projektory, ekrany, plazmy lub ściany diodowe.
Dodatkowych przygotowań wymaga konferencja, której uczestnikami są obcokrajowcy i wystąpienia będą wygłaszane w kilku językach. Niezbędne wówczas okażą się tłumaczenia wypowiedzi - możemy je uzyskać dzięki wykorzystaniu systemom tłumaczeń symultanicznych oraz kabin symultanicznych. Dzięki nim goście zyskają możliwość swobodnego uczestniczenia w obradach oraz zabierania głosu w dyskusjach. Dodatkową pomoc dla organizatorów zapewnią wykwalifikowani tłumacze z którymi współpracują firmy pomagające przygotować konferencję.
